Tänk stort
Agera smart
Spring snabbt
Ordstark
Ordstark framtidssäkrar verksamheten med Business Central.
Ordstark-koncernen behövde en modern och flexibel affärsplattform när bokförlaget Hegas tidigare affärssystem nådde slutet av sin livscykel. Lösningen skulle stödja både förlagsverksamheten och Mellanrummets logistikflöden. Tillsammans med Bisqo implementerades Microsoft Dynamics 365 Business Central med integrationer mot bland annat Ongoing WMS. Projektet genomfördes på cirka fyra månader.
Vad kan du berätta om Ordstark och er verksamhet?
Ordstark är moderbolag till bokförlaget Hegas och flera närliggande verksamheter. Genom våra bolag arbetar vi med förlagsverksamhet, kommunikation och logistiklösningar.
Hegas grundades 1983 av två specialpedagoger och var Sveriges första bokförlag med fokus på lättlästa böcker för barn och unga. Vårt mål är att skapa läslust och göra bra berättelser tillgängliga för fler. Utöver bokutgivning erbjuder vi även pedagogiskt material genom MeraHegas.
Mellanrummet, som är en del av verksamheten och grundades 2007, arbetar med 3PL och e-handelslogistik för framför allt små och medelstora handelsföretag. Genom att kombinera lager, orderhantering och systemintegrationer hjälper vi kunder att effektivisera sina logistikflöden. I projektet med Bisqo fungerade Mellanrummet även som teknisk partner och rådgivare åt Hegas.
Magnus Lidström, VD/Projektledare på Mellanrummet Globograf AB
Vad gjorde att det var dags att uppgradera affärsplattformen, och vilka hinder upplevde ni i den tidigare lösningen?
Det fanns flera faktorer som gjorde att tiden var mogen att byta affärsplattform. Hegas tidigare system hade nått slutet av sin livscykel och supporten hade upphört, vilket gjorde att vi behövde hitta en mer långsiktig och framtidssäker lösning.
Samtidigt förändrades kraven från marknaden. En av Hegas större kunder ställde högre krav på digitaliserade logistikflöden med SSCC-märkning och ASN. Det innebar att vi behövde kunna hantera och utbyta mer information genom hela flödet, från order och lager till leverans.
Vi såg därför systembytet som en möjlighet att inte bara ersätta det gamla affärssystemet, utan att se över hela vår systemmiljö. Business Central blev en central del av den nya plattformen för Hegas, samtidigt som Ongoing WMS hanterar lager- och logistikflödena i Mellanrummet.
Genom integrationer mellan systemen kan information röra sig genom hela kedjan och vi kan automatisera betydligt fler processer än tidigare. Det är särskilt viktigt för Mellanrummet, som hanterar både Hegas logistik och lager- och orderflöden för externa 3PL-kunder.
Våra kunder har olika e-handelsplattformar, affärssystem, transportlösningar och krav på informationsutbyte. Därför behöver vår systemmiljö vara flexibel och kunna integreras med många olika typer av lösningar.
Det var en relativt kort implementationstid, ca fyra månader, vilka utmaningar skulle du säga fanns och hur löste ni dessa?
Fyra månader är en relativt kort tid för ett systembyte av den här omfattningen, så en av de viktigaste framgångsfaktorerna var ett gediget förarbete. Hegas och Mellanrummet tog ett stort eget ansvar redan från start och lade mycket tid på att kartlägga interna processer, beskriva verksamheten och ifrågasätta gamla rutiner.
Som en del av förstudien tog vi fram en detaljerad processmanual som beskrev våra flöden och olika processer. Det gjorde det enklare för Bisqo att snabbt sätta sig in i verksamheten och gav oss en gemensam utgångspunkt som minskade risken för missförstånd längre fram.
Vi var också tydliga med att skilja på ”need to have” och ”nice to have”. Fokus låg på det som var affärskritiskt för att kunna gå live, medan sådant som kunde utvecklas senare fick vänta. Tillsammans med en tydlig projekt- och processplan hjälpte det oss att hålla både fokus och tempo genom implementationen.
En annan viktig faktor var att det fanns kompetenta personer hos alla involverade parter. När flera system och processer ska fungera tillsammans krävs det att deltagarna både förstår sin egen del och hur den påverkar helheten. Det krävde ett nära samarbete mellan Bisqo, Hegas, Mellanrummet och övriga involverade parter.
Samtidigt går det inte att förutse varje detalj i ett sådant här projekt. Därför blev lösningsfokus och en nära dialog avgörande. När vi stötte på utmaningar handlade det mindre om varför de uppstått och mer om hur vi tillsammans kunde lösa dem och komma vidare.
Jag tror att kombinationen av ett gediget förarbete, stort eget ansvar, tydliga prioriteringar och kompetenta personer på båda sidor var en viktig anledning till att vi kunde genomföra bytet på så kort tid.
Varför föll valet på Bisqo och Business Central?
Vi tittade på flera olika systemalternativ och leverantörer innan vi fattade beslutet. När vi jämförde lösningarna såg vi att prisbilden låg relativt lika, så valet handlade till slut om betydligt mer än själva systemet.
En viktig faktor var förtroendet för Bisqo och de personer vi mötte. Dialogen var enkel, rak och lättsam från början. Det fanns en prestigelöshet och ett sätt att samarbeta som passade oss väldigt bra. Samtidigt upplevde vi en hög kompetens och en förmåga att snabbt förstå både vår verksamhet och de utmaningar vi stod inför. Kombinationen av hög kompetens och människor som är enkla att arbeta med blev väldigt viktig för oss.
Business Central var samtidigt ett naturligt alternativ för Hegas eftersom deras tidigare affärssystem kom från samma systemleverantör. Det gjorde att vi kunde återanvända delar av det vi redan hade och därmed minska både kostnaden och komplexiteten i systembytet. Även utbildningsinsatsen kunde begränsas eftersom det redan fanns en viss igenkänning i systemet.
En annan viktig del var möjligheterna i Microsofts plattform. Med Power Automate kan vi relativt enkelt bygga integrationer och koppla ihop Business Central med externa system. Det ger oss flexibilitet att automatisera och vidareutveckla många av våra flöden utan att varje förändring behöver bli ett större IT-projekt.
Power BI är också en viktig del av helheten. Hegas arbetar aktivt för att vara ett datadrivet bokförlag där data hjälper hela organisationen att förstå marknaden bättre. Genom att visualisera information om exempelvis försäljning, titlar och kundbeteenden får fler medarbetare stöd i sitt dagliga arbete.
Sammantaget var det kombinationen av Business Central, möjligheterna i Microsofts plattform, kostnadsbilden och framför allt förtroendet för Bisqo som långsiktig partner som avgjorde valet.
Vilket tips skulle du vilja ge till bolag i en liknande situation som er?
Mitt viktigaste råd är att göra hemläxan innan projektet startar. Lägg tid på att kartlägga era processer och ta gärna hjälp utifrån för att få nya perspektiv på verksamheten. När man har arbetat länge i samma system är det lätt att gamla rutiner följer med av vana, trots att de kanske inte längre är det bästa sättet att arbeta. Ett systembyte är därför också ett bra tillfälle att ifrågasätta, förenkla och förbättra befintliga processer.
Ju bättre ni själva förstår och kan beskriva era flöden, desto enklare blir det för en ny systemleverantör att förstå verksamheten och föreslå rätt lösningar.
Var också beredd på att ta ett stort eget ansvar. Ett affärssystemsbyte går inte att lämna över helt till en extern leverantör. Det är ni som kan verksamheten bäst, vilket gör det viktigt att rätt personer är engagerade och har tid avsatt genom hela projektet.
Prioritera dessutom hårt. Skilj tidigt på vad som verkligen måste fungera vid go-live och vad som kan utvecklas i nästa steg. Försöker man lösa allt samtidigt finns en risk att projektet blir både större och längre än nödvändigt.
Och slutligen: acceptera att allt inte går att förutse. Oavsett hur bra förstudien är kommer det att dyka upp saker längs vägen. Då är det viktigare med kompetenta människor, en öppen dialog och ett lösningsorienterat samarbete än en perfekt plan för varje tänkbar situation.
”Alla elever vill lyckas med sin läsning. Hegas gör det möjligt genom böcker på rätt nivå.”
Magnus Lidström, VD/Projektledare på Mellanrummet Globograf AB.
Ordstark är en företagsgrupp med bas i Helsingborg som verkar inom förlagsverksamhet, utbildning, kommunikation och logistik. I koncernen ingår bland annat Hegas, Sveriges ledande förlag för lättlästa böcker för barn och unga, samt Mellanrummet som erbjuder logistiklösningar för e-handel och handel.